Una demo breve può mostrare una voce convincente, ma non dimostra che il prodotto funzioni nel flusso reale dell’azienda. Questa checklist aiuta a preparare requisiti, demo e prova pilota prima di firmare un contratto.
1. Definisci il risultato della chiamata
Scrivi che cosa l’agente deve completare, non soltanto che cosa deve dire.
- Deve raccogliere un messaggio, prenotare, modificare un appuntamento o aprire un ticket?
- Quali dati sono obbligatori?
- Quali dati deve rileggere e confermare?
- Quali richieste deve rifiutare o passare a una persona?
- Come viene registrato l’esito?
- Che cosa succede se calendario, CRM o gestionale non rispondono?
Se il flusso non è chiaro per una persona, sarà difficile configurarlo in modo affidabile per un agente AI.
2. Crea un set di chiamate italiane
Prepara almeno dieci scenari sintetici, includendo casi riusciti e casi difficili:
- nome o cognome da scandire;
- numero di telefono corretto durante la conversazione;
- data e orario espressi in modi diversi;
- indirizzo con via, civico, città e CAP;
- domanda presente nella knowledge base;
- domanda non presente;
- interruzione mentre l’agente parla;
- silenzio o risposta incompleta;
- richiesta di modifica o annullamento;
- richiesta di parlare con una persona;
- rumore di fondo controllato;
- indisponibilità simulata dell’integrazione.
Ripeti gli scenari importanti. Non valutare il prodotto sulla chiamata migliore scelta dal fornitore.
3. Verifica numero italiano e percorso telefonico
Chiedi e prova:
- disponibilità e intestazione di un numero +39;
- uso del numero esistente;
- deviazione, SIP, PBX o portabilità;
- identificativo chiamante;
- trasferimento a interno, mobile o gruppo;
- costo di entrambe le tratte durante il trasferimento;
- comportamento se il servizio non risponde;
- proprietà e recupero del numero alla fine del contratto.
Una piattaforma utilizzabile dall’Italia può non offrire tutte queste opzioni.
4. Controlla integrazioni e azioni
Non limitarti alla presenza del logo di un’integrazione. Verifica l’azione esatta necessaria:
- lettura e scrittura nel calendario;
- ricerca e aggiornamento di un contatto;
- creazione di lead, ticket o prenotazione;
- gestione dei duplicati;
- conferma inviata al cliente;
- log dell’azione e possibilità di correggerla;
- permessi e dati accessibili all’integrazione;
- fallback in caso di errore.
Chiedi quali funzioni sono native e quali richiedono webhook, automazioni o sviluppo.
5. Disegna il passaggio a una persona
Definisci condizioni verificabili:
- richiesta esplicita del chiamante;
- dato non compreso dopo un numero massimo di tentativi;
- richiesta sensibile o fuori ambito;
- cliente esistente con problema urgente;
- errore dell’integrazione;
- bassa confidenza o possibile omonimia.
Controlla messaggio di attesa, orari, destinazione, riepilogo passato all’operatore e comportamento se nessuno risponde.
6. Calcola il costo completo
Raccogli separatamente:
- canone;
- minuti o utilizzo;
- numero e telefonia;
- trascrizione, modello e voce;
- trasferimenti;
- integrazioni e automazioni;
- configurazione iniziale;
- manutenzione;
- assistenza;
- IVA e valuta.
Usa la nostra spiegazione su come confrontiamo i costi e chiedi un esempio per volume basso, base e alto.
7. Esamina dati e controlli
Questa checklist non sostituisce un parere legale. Per la valutazione tecnica e contrattuale chiedi almeno:
- DPA e ruoli delle parti;
- subprocessori;
- regioni dichiarate e trasferimenti;
- conservazione di audio, trascrizioni e log;
- possibilità di disattivare la registrazione;
- accessi, ruoli e autenticazione;
- esportazione e cancellazione;
- uso dei dati per addestramento o miglioramento;
- procedura per incidenti e richieste degli interessati;
- modalità con cui il chiamante viene informato.
Per settori sensibili, coinvolgi il responsabile privacy e il consulente competente prima del pilota.
8. Valuta configurazione e gestione quotidiana
Misura il lavoro necessario:
- tempo per creare il primo flusso;
- competenze tecniche richieste;
- modifica di prompt e knowledge base;
- versioni, ambienti di test e rollback;
- monitoraggio degli errori;
- avvisi e log;
- qualità dell’assistenza;
- dipendenza da agenzia o sviluppatore.
Un prodotto più flessibile può richiedere più manutenzione; un servizio gestito può ridurre il lavoro interno ma aumentare costo e dipendenza.
9. Concorda una prova pilota
Definisci prima della prova:
- scenari e criteri di successo;
- durata e volume;
- dati sintetici o minimizzati;
- persone autorizzate;
- controllo umano;
- registro degli errori;
- condizioni per interrompere il test;
- esportazione dei risultati;
- costi del pilota;
- decisione finale e responsabile.
10. Confronta le risposte con una scheda unica
Usa le stesse domande per ogni fornitore e assegna uno stato a ogni requisito: testato, documentato, promesso o non disponibile.
Non trasformare una promessa commerciale in un requisito soddisfatto. Conserva schermate, documenti e data della risposta; ripeti i controlli fondamentali prima della messa in produzione.
Domande finali da portare in demo
- Potete mostrare il mio flusso completo, incluso un errore dell’integrazione?
- Quali componenti vengono fatturati separatamente?
- Come uso o trasferisco il mio numero italiano?
- Che cosa succede quando l’agente non capisce?
- Come viene trasferita la chiamata e quanto costa?
- Dove sono conservati audio, trascrizioni e log?
- Come esporto o cancello i dati?
- Quale lavoro rimane a carico del mio team?
- Come posso terminare il servizio e recuperare numero, configurazione e dati?
- Quali affermazioni della demo sono documentate nel contratto o nel piano scelto?
La checklist riduce il rischio di scegliere sulla base della sola impressione. Il passo successivo è confrontare le risposte con prove ripetibili e con il costo totale del flusso reale.